¿Cómo configurar los permisos de CRM?
La herramienta CRM de Bitrix24, nos permite trabajar de manera conjunta con un equipo de ventas sin importar el tamaño del mismo.
Muchas veces, suele existir la necesidad de dividir el equipo en diferentes áreas o sectores, dependiendo de la unidades de negocios, las sucursales, o las funciones de nuestros empleados.
Para esto, Bitrix24 tiene un completo sistema de Permisos de Acceso de CRM, lo que nos permite limitar, restringir o proporcionar a nuestros diferentes comerciales la posibilidad de leer, actualizar o eliminar información dentro del sistema.
Con esta nota, queremos explicarte exactamente cómo se configuran estos permisos, y para qué sirve cada función.
Acceso al panel de Permisos de Acceso a CRM
Lo primero que debemos hacer, es dirigirnos al panel de permisos, de la siguiente forma:
CRM >>> Más >>> Configuraciones >>> Permisos >>> Permisos de acceso (cabe destacar que solo un usuario con permisos de administrador puede hacerlo).
Configuraciones de Permisos y Roles
Una vez dentro, vamos a observar dos secciones: a la izquierda tenemos los permisos de acceso agregados por defecto, y a la derecha los diferentes roles.
Al agregar un nuevo permiso de acceso, podemos seleccionar a cualquiera de los usuarios, departamentos, o subdepartamentos del organigrama a los que queramos asignarle un rol específico y por ende un nivel de acceso particular.
En cambio, los roles, son asignaciones de permisos que pueden ser configurados a partir de las diferentes funciones que nuestro equipo de ventas puede llevar a cabo. Por ejemplo, podríamos crear un rol de tipo “Supervisor de Ventas”, y otro de “Ejecutivo de Cuentas”, y otorgarles a ambos roles, diferentes niveles de acceso dentro del CRM.
De esta forma, todos los usuarios del organigrama que pertenezcan al "Departamento Comercial", pueden tener el rol de "Ejecutivos de Cuentas" y compartir un nivel de acceso particular.
Ahora bien, a la hora de agregar o editar un rol existente, notaremos que los permisos del CRM de Bitrix24 están divididos por entidades como:
- Prospectos
- Contactos
- Compañías
- Negociaciones
- Cotizaciones
- Facturas
- Formularios de CRM
Y también por acciones individuales:
- Leer: visualizar la información de una entidad
- Añadir: añadir información nueva a una entidad
- Actualizar: cambiar el estado de una entidad
- Eliminar: eliminar una entidad
- Importar: importar datos externos para crear entidades
- Exportar: exportar datos de las diferentes entidades
A la hora de limitar los permisos, tenemos diferentes niveles de acceso disponibles:
- Acceso denegado: el usuario no podrá realizar esta acción individual dentro de la entidad
- Personal: el usuario podrá realizar esta acción individual dentro de la entidad solo cuando este sea responsable de la misma
- Personal y departamento correspondientes: el usuario podrá realizar esta acción individual dentro de las entidades que esté como responsable o aquellas entidades de las cuales estén como responsables miembros de su mismo departamento
- Personal, departamento y subdepartamento correspondiente: el usuario podrá realizar esta acción individual dentro de las entidades que esté como responsable o aquellas entidades de las cuales estén como responsables miembros de su mismo departamento o subdepartamentos
- Todo: el usuario podrá realizar esta acción individual dentro de la entidad sin importar quién sea el responsable de la misma
- Acceso completo: véase debajo.
Al tener tantas opciones de configuración disponibles, puedo ajustar de forma realmente flexible cada rol. Podría asignar a un usuario específico un rol de "Gerente de Ventas", dándole acceso de lectura, adición, actualización y eliminación a todas las entidades vinculadas a él mismo y su departamento, mientras que a un "Ejecutivo de Cuentas" podría solo dejarlo leer, añadir y actualizar (sin eliminar) solo las entidades de las que sea responsable.
Acceso completo (Todo abierto)
Al habilitar la opción "Disponible para todos" dentro del formulario de registro de CRM, y asignar a un usuario el permiso de Acceso completo (Todo abierto), el usuario podrá visualizar todas las entidades en las cuales tiene este permiso activo.
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