¿Cómo mejorar la comunicación entre equipos de trabajo remoto?

¿Cuáles son los problemas  de comunicación más comunes entre equipos de trabajo remoto?

Entendemos que bajo esta modalidad de trabajo, existen ciertos escenarios recurrentes, como por ejemplo:

• falta de comunicación entre los diferentes departamentos involucrados en un mismo proyecto: es muy normal que ciertos proyectos involucren personas de varios departamentos según sus funciones. Entendemos que al trabajar de manera presencial, estas personas suelen tener un contacto bastante cercano y reuniones periódicas. Sin embargo, es mucho más difícil coordinar tareas, conocer el estado del proyecto, asignar roles o incluso medir el tiempo empleado en el proyecto, cuando se trabaja de manera remota y no se tienen las herramientas adecuadas para esto.
• utilización de varios canales informales a la hora de asignar tareas: otro problema repetitivo, es el hecho de tener muchos canales distinto de comunicacíon y derivar tareas al mismo sector o empleado por mensajería instantánea (Whatsapp), correos electrónicos, llamados telefónicos o incluso reuniones virtuales. El problema es que muchas veces la información y seguimiento de esas tareas se termina perdiendo al estar disperso en dispositivos, aplicaciones o mensajes.
• falta de comunicación a lo largo del día sobre avances, necesidades o tareas estancadas: también podemos encontrarnos que cotidianamente, se trabajan en muchas tareas que involucran a más de una persona, o tiene diferentes niveles de atención y distintos responsables. El hecho de trabajar de forma remota, dificulta esas interacciones puntuales y rápidas respecto a una tarea específica, que antes se daban de forma casi natural dentro de una oficina.

¿Qué herramientas tiene Bitrix24 para ayudarme a mejorar la comunicación entre los equipos de trabajo remoto?

Lo primero que tenemos que entender respecto a este punto, es que Bitrix24 se caracteriza por ser una herramienta que dispone de gran variedad de módulos, que facilitan la colaboración entre equipos de trabajo que no están en el mismo espacio laboral.

Algunos de estos son:

• Tiempo y reportes: a través de Bitrix24, la empresa podría asignar diferentes horarios de trabajo a cada uno de los empleados o grupos de empleados, y utilizar la herramienta de "Tiempo de trabajo" para solicitar que cada empleado fiche su ingreso y egreso, a fin de poder tener una visualización de la cantidad de horas trabajadas. Al mismo tiempo, un supervisor puede exigir a un empleado que cargue un reporte diario, semanal o mensual de las tareas que estuvo realizando durante ese período de tiempo junto a cualquier dato relevante.
• Tareas y Proyectos: con esta herramienta, podríamos llevar un seguimiento de las tareas que tiene asignadas cada empleado o departamento específico, e incluso medir la cantidad de tiempo que se invirtió en la realización de la misma. Dentro de una tarea, se podrían agregar supervisores a modo de "observador"; participantes a modo de "colaboradores" y personas responsables a modo de "encargados principales" de la ejecución de esa tarea. Adicionalmente, las tareas puede estimarse con fechas límite, un diagrama de Gantt o un Kanban de proyectos.
• Grupos de Trabajo: dentro de un grupo de trabajo, podríamos asignar varias personas de diferentes departamentos, para que se comuniquen de forma activa. Esta funcionalidad les permite tener un espacio de colaboración donde compartir y comentar documentos, revisar tareas en progreso, planeadas o finalizadas, e incluso chatear de manera grupal en tiempo real.

Esto, junto a la gran variedad de herramientas que tiene Bitrix24, ¡le asegurarían a su compañía una comunicación efectiva dentro de cualquier equipo de trabajo remoto!